Ga direct naar navigatie Ga direct naar hoofdcontent

Nuclear Security Summit 2014: wereldtop in Nederland

Daphne Kerremans

Daphne Kerremans

Communicatieadviseur en woordvoerder - Ministerie van Buitenlandse Zaken

Laura Beck

Laura Beck

Rijkstrainee bij de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV) - Ministerie van Justitie en Veiligheid

Op 24 en 25 maart 2014 was Nederland voor het eerst gastland van een wereldtop: de Nuclear Security Summit. Doel van de top: het voorkomen van nucleair terrorisme, wereldwijd. Daphne Kerremans, Lieske Verhaegen en Laura Beck over de organisatie van deze megaklus: ‘Den Haag was 2 dagen het toneel van wereldleiders, onder wie Obama (VS), Hollande (Frankrijk) en Merkel (Duitsland) en duizenden delegatieleden en journalisten. Dan moet iedereen precies weten wat hij moet doen’.

Een megaklus vraagt om een projectorganisatie

‘Speciaal voor deze megaklus is een projectorganisatie opgericht. Toen ik bij de organisatie kwam waren we met z’n tienen. Ondertussen is dit aantal vervijfvoudigd. Er zijn twee teams. Een organisatorisch team dat zich onder andere bezighoudt met de hotels, de locaties, de wegen, beveiliging,catering en techniek. En een inhoudelijk team dat zich bezighoudt met de onderhandelingen en het meest tastbare resultaat van de nucelaire top dat er moet komen: de slotverklaring. Het gaat erom dat we op wereldniveau afspraken maken met elkaar ter voorkoming van nucleair terrorisme. Begin dit jaar heb ik versterking gekregen van drie andere woordvoerders. Ons 10-koppig communicatieteam werkt voor beide teams.

Daphne houdt een ipad vast.

3 Keer zoveel journalisten als bij de Troonswisseling

Toen ik een jaar geleden startte was er nog weinig media-aandacht. De focus lag met name op strategisch communicatieadvies: hoe gaan we ervoor zorgen dat alle veiligheids- en verkeersmaatregelen goed vallen bij alle partijen? Hoe informeren we de pers? Want deze top heeft een behoorlijke impact. Er zijn wegen die worden afgesloten, sommige bedrijven en scholen in de directe nabijheid van de conferentie zijn dicht om beveiligingsredenen. Nu de top nadert, staan we veel Nederlandse en buitenlandse pers te woord. De nadruk komt meer te liggen op de inhoud: waar we bijvoorbeeld staan in de internationale onderhandelingen met de deelnemende NSS-landen. We verwachten 3.000 journalisten. Vergeleken met de Troonswisseling zijn dat er drie keer zoveel. Een groot internationaal mediacentrum moet ervoor zorgen dat de journalisten zo goed mogelijk hun werk kunnen doen.

Er wordt op een basisschool lesgegevens over de Nuclear Security Summit

Alle puzzelstukjes bij elkaar

In deze functie op deze klus heb je echt met alles en iedereen te maken. Van de Rijksoverheid zelf: de Rijksvoorlichtingsdienst, Defensie, Infrastructuur & Milieu, Justitie en Veiligheid, Nationale Politie en Marechaussee tot Schiphol en de NS/ProRail. Van gemeentes tot ondernemers en cateraars. Alles komt voorbij. En alles wat ik leuk vind komt samen in deze functie: strategie, communicatie én internationale betrekkingen. Het is soms wel lastig is om goed af te stemmen en de timing af te spreken. Er zijn zóveel verschillende partijen bij betrokken. Voordat wij bijvoorbeeld een grote persconferentie organiseren over afgesloten wegen wil de gemeente Den Haag wel eerst met buurtbewoners praten. Daar moeten wij rekening mee houden.

'De impact die deze wereldtop heeft, is ongekend. Superspannend dus'

Flexibiliteit, bijsturen en taakgebieden

Dit is de grootste top ooit in Nederland. Iedereen weet inmiddels precies wat hij moet doen. De plannen liggen klaar en we proberen alles zo goed mogelijk in de smiezen te hebben. Toch weet je nooit exact hoe het gaat lopen. Flexibiliteit en veel bijsturen is net zo belangrijk. Dat betekent dat je de werkzaamheden oppakt die op een moment vereist zijn. Zowel in aanloop naar de top als tijdens de top. Het is nu eenmaal veelomvattend. Daarom is het goed dat iedereen zijn eigen taakveld heeft. In ons organisatorisch team hebben we twee rijkstrainees aangesteld. Laura Beck houdt zich bezig met locaties, plattegronden en veiligheid en Lieske Verhagen werkt mee als projectsecretaris en focust zich op sponsoring en duurzaamheid.

Papierloos, dus een app

De minister-president wilde geen standaard top waar wereldleiders alleen maar verklaringen voorlezen die hun ambtenaren al weken vantevoren hebben gelezen. Meer persoonlijk commitment was de opdracht. Zodat we het maximale uit deze top kunnen halen en goede afspraken kunnen maken over dit belangrijke onderwerp. Hoe doe je dat? Door de pers veel te betrekken en bij de vergadering van de leiders meer informele momenten in te lassen. En we proberen vernieuwend te zijn. Het programmaboekje voor delegaties en journalisten is er alleen in een app. Zo papierloos mogelijk dus. Twee jaar geleden in Seoel besloot onze premier zich op het laatste moment te laten vertegenwoordigen door minister Rosenthal vanwege het Catshuisoverleg. Een dag van tevoren moesten er toen 15.000 programmaboekjes worden herdrukt. Met een app presenteren we Nederland niet alleen als innovatief land, maar besparen we ook kosten. Een logische en praktische keuze.

Daphne, Laura en Lieske lopen over een rode loper.

Moment suprème

Het moment suprème waar we met z’n allen zo hard naartoe werken, komt nu steeds dichterbij. De dagen beginnen steeds eerder en gaan steeds langer door. Ook in het weekend, maar dat hoort erbij. Af en toe schrik ik wel eens wakker ’s nachts, bang dat ik iets vergeet. Een uitspraak die onze projectdirecteur deed, deel ik: ‘Je ligt weleens wakker en je piekert wel eens, maar als je ziet hoeveel mensen zo professioneel en met ontzettend enthousiasme hieraan bezig zijn, dan moet je er vertrouwen in hebben dat het allemaal goedkomt. Op naar de top!’

Down iconLinks iconRechts iconUp iconFacebook iconInstagram iconLinkedin iconLinkedin iconMagnet.me iconMenu iconSearch iconTwitter iconTwitter icon